Inkoopactiviteiten

Binnen de inkoop kennen we 4 verschillende niveaus van inkoopactiviteiten. Ieder niveau creëert de randvoorwaarden voor het onderliggende niveau. Dit onderliggend niveau levert dan op zijn beurt gegevens om activiteiten gericht uit te kunnen voeren. De activiteiten binnen de verschillende niveaus worden in bepaalde cycli uitgevoerd. De cycli zijn niet even lang qua tijdshorizon en frequentie. De bestelcyclus kan bijvoorbeeld enkele dagen in beslag nemen en wordt vele duizenden keren uitgevoerd binnen de tijd dat er één keer een strategische cyclus wordt doorlopen. Cruciaal is, dat er een goede uitwisseling van informatie en afstemming tussen de cycli plaatsvindt.

Strategische inkoop

Strategische inkoop is een term die op tal van manieren in de literatuur is terug te vinden. Core-Procurement ziet strategische inkoop als: activiteiten die de ontwikkelrichting binnen een organisatie op middellange tot lange termijn beïnvloeden. Deze activiteiten zullen ook op overige niveaus binnen een bedrijf effectief en efficiënt werken stimuleren.

Wat kunt u verwachten van Core-Procurement?

1) Het maken van een inkoopbeleid inclusief inkoopdoelstelling.

2) Het ontwikkelen van een inkoopstrategie.

3) Het vaststellen van de hoofdlijnen bij leveranciersmanagement.

Tactische inkoop

Tactische inkoopactiviteiten voorzien de bedrijfsprocessen daadwerkelijk van de juiste goederen en diensten. Het gaat hierbij om het doorlopen van een inkooptraject vanaf het specificeren van behoeften tot aan onderhandelen en contracteren. Managen, beheren en beoordelen van leveranciersrelaties vormen ook een belangrijk onderdeel van tactische inkoop.

Wat kunt u van Core-Procurement verwachten?

1) Het specificeren wat er moet worden ingekocht, zoals: functioneel, technisch, commercieel en het programma van eisen.

2) Het selecteren wie er kan worden aangevraagd, zoals: leveranciers selectie, offertes aanvragen, offertes beoordelen, leveranciers beoordelen.

3) Het contracteren van leveranciers: zoals: onderhandelen over raam- /afroepcontracten en het afsluiten hiervan.

Operationele inkoop

Operationele inkoop omvat activiteiten die gerelateerd zijn aan de daadwerkelijke uitvoering van het bestellen. Bij operationele inkoop hoort ook planning en voorraadbeheer (als er voorraad is in de organisatie). Operationele inkoop omvat ook de activiteiten met betrekking tot de ontvangst en verwerking van facturen.

Wat kunt u van Core-Procurement verwachten?

1) Het bestellen van goederen en/of diensten.

2) Het bewaken van contracten en bestellingen.

3) De facturering verifiëren.

4) Het leveren van nazorg, zoals: het afhandelen van klachten, meer/minder werk definiëren en contractherziening opstarten.

Activiteiten ter ondersteuning van de inkoop

Tot slot zijn er nog de activiteiten ter ondersteuning van de inkoop. Deze scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de inkoopactiviteiten en creëren mogelijkheden ter verbetering.

Wat kunt u verwachten van Core-Procurement?

1) Het structureren van de informatievoorziening

2) Het bepalen van relevante prestatie-indicatoren (KPI's)

3) Het meten van inkoopprestaties

4) Het opstellen van inkoopprocedures en methoden (nodig voor oude ISO 9001)

5) Het maken van een inkoop-risico-analyse (nieuwe ISO 9001)